+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Выписка из номенклатуры дел как оформить

Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. Пример выписка из номенклатуры дел в году. В графе 1 номенклатуры дел индексы дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в Мингорисполкоме цифрового обозначения структурного подразделения аппарата и порядкового номера дела по номенклатуре.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

Выписка из номенклатуры дел как оформить

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:. Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел.

Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год. В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры России от Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива от Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Однако это невозможно мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно.

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах см. Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год.

Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год. Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле.

С изданием Правил Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года.

Как показывает практика, обычно это происходит в декабре или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения. Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений.

Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ. Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом. При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года.

Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры Пример 3.

Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных муниципальных архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет. Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок как раз к Новому году , быстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы.

Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени. Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой.

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые.

При этом важно обращать внимание на т. Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом [2].

Например, если компания в г. И если в г. Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру.

Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки.

Новое подразделение получает очередной крайний порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия. Вновь образованный в г. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся.

Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: До года Правила не содержат алгоритма составления этого документа, зато этот процесс очень подробно описан в Основных правилах см. Первый этап — исследование документального фонда организации.

Оно может быть полномасштабным и описывающим все документы, создаваемые во всех подразделениях компании. К такому прибегают при составлении номенклатуры впервые. А в последующие годы нужно лишь уточнять и отслеживать изменения документального фонда, о чем мы и говорим в этой статье.

Работа над номенклатурой дел в любом случае начинается со сбора информации. Индекс состоит, как правило, из двух частей:.

Графа, которая заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел томов, частей.

Это, пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая нас о том, сколько лет хранится каждое из дел.

Сроки хранения документов установлены в перечнях документов, использовать которые обязана каждая организация независимо от того, государственная она или нет. К ним относятся:.

Графа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации. Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя.

Начинается процедура согласования. Согласование номенклатуры дел с ЭК организации. Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии.

Если все в порядке и никаких изменений в проект документа вносить не нужно или после того, как по замечаниям членов ЭК номенклатура была откорректирована , на специальном заседании комиссии номенклатура дел согласовывается.

Решение об этом отражается в протоколе заседания ЭК. Один раз в пять лет организации — источники комплектования государственных муниципальных архивов должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

На согласование в государственный архив направляется подписанный и согласованный с ЭК организации проект номенклатуры дел. Проект номенклатуры дел прикладывается к сопроводительному письму и направляется в архив.

Стандартный срок ответа на письмо — 30 календарных дней. Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения. В приведенном нами примере таковой является 28 декабря.

Передача структурным подразделениям выписок из номенклатур дел на следующий год. После того как сводную номенклатуру дел утвердит генеральный директор, секретарь должен подготовить и передать в подразделения выписки из нее. Каждое структурное подразделение еще в уходящем году должно получить собственную номенклатуру дел и приступить к работе в соответствии с ней с первого же дня нового рабочего года.

Как исключить ошибки при составлении номенклатуры дел? Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям.

Подготовка новой номенклатуры дел. Согласование с ЭПК архивного учреждения. Гриф утверждения в проекте остается незаполненным. Узнать больше: Новый год — новая номенклатура дел Проведение экспертизы ценности документов План работы архива на год.

Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Электронные доказательства в трудовых спорах.

Помощь: Порядок составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации

Содержание номенклатуры Номенклатура дел — понятие, сущность и функции Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем дел организации структурные подразделения получают выписки.

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг , которые образуются в деятельности организации. Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Можно подразделениям не направлять выписки из утвержденной номенклатуры дел организации?

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться. Сегодня свой день рождения празднуют 94 пользователя. В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно.

Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений?

Выписка из номенклатуры дел по установленной форме

Источник: Журнал " Отдел кадров государственного муниципального учреждения". В деятельности любой организации образуется огромное количество документов — внутренние локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр. Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить — расскажем в данной статье.

Номенклатура дел: создаем по правилам

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства. Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:. Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

проверять правильность составления и оформления документов,. • разрабатывать номенклатуру дел Учреждения,. • формировать дела в . получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Основной.

Составление номенклатуры дел

Основных правил. Затем номенклатуры дел подразделений сводятся в единую номенклатуру дел организации приложение 7 к п. Согласно п. Делопроизводство и архивное дело.

Предыдущий фрагмент Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. Составление номенклатур дел 9. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков наименований дел, заводимых в делопроизводстве таможенного органа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также используется в архиве для учета дел временного до 10 лет включительно хранения.

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел форм, бланков, кадровой документации , заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве судебных составов и подразделений арбитражного суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного от 10 до 75 лет хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного до 10 лет включительно хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения свыше 10 лет , справочными картотеками. Сводная номенклатура дел суда формируется в соответствии со структурой его аппарата.

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел и др. Среди этих документов основными являются:. Номенклатура дел организации сводная номенклатура дел составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме см.

Комментарии 15
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Даниил

    Уважаемый Антон! Уточните пожалуйста, в каком классификаторе можно посмотреть, какие собаки бойцовые , а какие нет.

  2. Сергей

    Зачем Вы вводите людей в заблуждение? Переосвидетельствование будет проходить в добровольном порядке!

  3. Михаил

    Тарас, кто по Вашему мнению скорее всего победит на выборах?

  4. alimconsu

    Тотальное нарушение прав челоаека. Эта система не проходит в нищей стране. Где большой процент людей просто выкручивается изо дня на день. Особенно возрастная дискриминация по предоставлению рабочих мест.

  5. Агнесса

    Вся проблема в Украинских учителях Надо быть просто правильными учителями Ведь девочка просила учителя отпустить её домой ПРИЧЁМ ЗДЕСЬ ТОРТ Девочку может просто травят и унижают в классе ПРОБЛЕМА В ПЕДАГОГЕ Нормальный педагог в этой ситуации отдал бы ребёнку или купил бы ребёнку или с денег которые есть в общем фонде класса выделил бы средства

  6. Галина

    Да этому баяну уже года 2 как минимум. Во всяком случае я эту мулю помню ещё со времён когда Приват был Приватом.

  7. Бажен

    Это 18 лет штрафа за зачатие!

  8. Екатерина

    Это поэтому в Украине такой бум новостроек, что все всех обманывают? В каждой области, в крупных и не очень городах, строят десятки жилых комплексов.так что ждем ролик о риске при покупке вторички, про некачественные советские дома, где вместо цемента давали чуть вапна в песок, или про то что купленная вторичка окажется совсем не ваша и с историей.

  9. fosgavodis

    Вопрос где вы были в 21 00 ? Будет наводящим вопросом? Я считаю Да

  10. smasedchengyou

    Спасибо за такую нужную тему!

  11. heinipider

    8. Приглашается независимый оценщик и технический надзор. Ущерб переквалифицируется.

  12. Рада

    Это лохотрон в масштабах страны. Пусть облагают налогами супер дорогие автомобили, которыми сами владеют. А так собираются задавить налогами самые незащищённые слои населения (ведь на старых авто именно они ездят, вы видели хоть одного депутата на стареньких Жигулях или Волге?)

  13. surflinkvate

    Правильно а что же вы хотели? революцию гидности как то надо содержать.

  14. Венедикт

    Если я купил телефон и отдаю его через 9 дней и они не хотят брать его т.к ссылаются на то что товар не в продаваемом виде

  15. Егор

    А футболку кроссовки родственникам отправить если ?