+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Акт об уничтожении документов срок хранения

Уничтожение документов производится после проведения экспертизы ценности документов. Проводится обработка документации и отбор дел с истекшим сроком хранения. Срок хранения документов определяется по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. После выделения дел с истёкшим сроком хранения составляется Акт об уничтожении документов не подлежащих хранению. Выделение дел с истёкшим сроком хранения к списанию является одной из важнейших операций обработки документации и документооборота организации. Нашей компанией производится экспертиза ценности документов организации с выделением дел с истекшим сроком хранения и подлежащих уничтожению с составлением Акта о выделении к уничтожению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. И если можно, то как сделать это правильно и по закону? Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения.

Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.

Уничтожение бухгалтерских документов производится на основании соответствующего акта об уничтожении бухгалтерских документов. Чтобы получить данный акт, необходимо собрать экспертную комиссию для оценки документов предприятия, а затем просмотреть и выделить дела на уничтожение.

Акт уничтожения бухгалтерских документов подписывается руководителем и является документом, подтверждающим законность уничтожения бумаг. В случае, если бухгалтерские документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи.

Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.

Отметим, что если документы были уничтожены или существенно повреждены в результате форс-мажорной ситуации, то в данную комиссию приглашаются представители охранных структур, следственных органов, МЧС, пожарного надзора или других организаций, имеющих непосредственное отношение к ситуации.

Действующим законодательством Российской Федерации предусмотрено обязательное уничтожение документов с истёкшим сроком хранения. Данная процедура проводится во всех организациях с целью освобождения пространства и упорядочения архива.

Документы нельзя просто так выбрасывать на свалку, их необходимо уничтожать грамотно. Для этого существуют несколько основных способов. Это самый недорогой и популярный метод со своими преимуществами.

При ликвидации документов таким способом их невозможно восстановить, бумага измельчается быстро, а сами аппараты для уничтожения макулатуры стоят сравнительно дёшево.

Используется для уничтожения большого объёма документов, и является вторым по популярности. На данный момент его используют намного реже, так как у метода есть ряд недостатков:.

Это самый ненадёжный, но недорогой и простой вариант утилизации архивных документов. Название говорит за себя — бумага просто закапывается в землю. Методом могут воспользоваться небольшие организации или физические лица. У закапывания есть один, но существенный минус — бумага может быть выкопана.

Поэтому документы с важной, секретной информацией следует уничтожать другими методами. Существуют определённые компании, которые помогают организациям избавиться от документов. Пользоваться такими услугами целесообразно, если в офисе небольшой документооборот, и покупать шредер неразумно.

Мобильный шредер напоминает мусоровоз, в котором уставлено специальное устройство для загрузки макулатуры и измельчитель бумаги. Такая машина может переработать 2 тонны бумаги за 1 час. Когда речь идёт о конфиденциальных бумагах, простыми способами уничтожения документов не обойтись.

Секретные бумаги с истёкшим сроком хранения утилизируются дорогостоящим и надёжным методом — химической обработкой. Принцип действия подобной обработки состоит в том, что бумага превращается в однородную массу при помощи обычной воды и химических средств.

Чтобы уничтожение документов прошло успешно, химическую обработку применяют как дополнение, уже после измельчения шредером. Метод по карману далеко не всем, и воспользоваться им могут только крупные организации или государственные учреждения. Если требуется надёжное уничтожение конфиденциальных бумаг без возможности восстановления, то компании выбирают именно химическую обработку.

Ликвидация документов — довольно трудоёмкий процесс, который занимает большое количество времени. Выгоднее работать со специализированными службами, так как они в короткие сроки помогут расчистить помещение. Главное преимущество организаций состоит в том, что они занимаются уничтожением документов на любых носителях.

При физической ликвидации между сторонами заключается договор, в котором прописаны все обязанности и условия о неразглашении, в противном случае сотрудники будут привлечены к ответственности.

Обычно компании дорожат своей репутацией, поэтому можно быть уверенным, что утилизация архивных документов пройдёт без неприятных нюансов. Во время уничтожения к машине или в цех не допускаются третьи лица, а процесс протекает с соблюдением всех правил безопасности.

Заказчик имеет полное право лично присутствовать при уничтожении, а также потребовать фото и видео данного процесса. Бухгалтерская отчётность тщательно контролируется законодательством, а различные финансовые отчёты привлекают особое внимание налоговых органов.

Самовольно заниматься уничтожением документов категорически запрещается, так же, как и осуществлять попытки по их сокрытию. Все отчётные документы и финансовые заключения должны быть заархивированы и сохранены в течение 5 лет. Но существуют некоторые виды отчётностей, на которые государственные органы налагают дополнительное время хранения.

Если эти условия не будут соблюдены, и бумаги будут уничтожены, то ответственным за это будет руководитель фирмы. Вышеописанная информация относится только к тем организациям, которые в течение всего времени осуществления своей деятельности не несли убытки. Нельзя проводить уничтожение документов до тех пор, пока не выйдет срок распределения.

После этого можно ликвидировать бумаги обычными способами. Проводить процедуру необходимо с соблюдением всех правил, с обязательным составлением акта. Если документы будут сформированы неверно, то может быть наложено взыскание за грубое нарушение сроков хранения.

Если юридическое лицо не в состоянии содержать отдельную архивную службу, ему следует нанять ответственных сотрудников. В их обязанности должна входить проверка подлинности, постоянный контроль хранения бумаг и своевременная ликвидация документов с истёкшим сроком годности. Стоимость оказываемых услуг у каждой компании разная, но можно провести сравнительный анализ цен по крупным городам России:.

В таблице перечислены примерные цены по России за уничтожение чистой бумаги. Утилизация банковских карт, жёстких дисков, ноутбуков обойдётся на порядок дороже.

Но у разных исполнителей цены отличаются. Если нет возможности провести работу на территории заказчика, то уничтожение происходит в специально оборудованном цехе. В помещении в обязательном порядке присутствует видеонаблюдение, поэтому процесс можно наблюдать в прямом эфире или получить результата на любом носителе.

Часть денег можно вернуть, продав вторсырье сторонней организации или компании, которая предоставила услугу по уничтожению макулатуры. На переработанные бумаги цена меньше. Отходы покупаются от 5 руб. Несмотря на то, что за услугу придётся заплатить приличную сумму, воспользоваться ею разумнее всего, ведь можно быть уверенным, что документы будут уничтожены по всем правилам и с соблюдением всех нормативных требований.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры к примеру, счета на оплату или копии личных документов. В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы.

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует.

Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа. Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Обязанность по сохранению архивных документов в том числе по личному составу в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности ст. Для любых документов неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых существует единый порядок их уничтожения.

Он заключается в следующем:. Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов то есть повторяющуюся информацию , то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются.

Всё это решает экспертная комиссия. Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться.

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:. Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения.

Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки.

При этом нужно учесть следующее:. В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Акция месяца 8 88 Узнайте, каким способом проводится уничтожение документов с истекшим сроком хранения, как составить акт об уничтожении документов, каковы общие требования к проведению процедуры. Документы с временным сроком хранения находятся в архиве. По истечению определенного срока их списывают и проводят уничтожение. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения прописана законодателем. Порядок хранения и уничтожения документов установлен Федеральным законом от Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению бланк Скачать в.

В процессе подготовки документов подразделения к передаче в архив организации дела постоянного срока хранения, дела с документами по личному.

Оформляем акты на уничтожение документов

Бухгалтер широкого профиля с летним опытом. Сейчас уже на пенсии, чтобы не закиснуть изучаю, что изменилось в отрасли, собираю интересные мне материалы. Надеюсь, они будут полезны и вам в вашей работе — пока экономика работает, без бухгалтерии не обойтись. Если организация использует документы, которые хранят коммерческую или другие тайны, то следует заранее позаботиться о том, как придётся уничтожить такие бумаги по истечению их срока действия. Есть несколько способов избавиться от документов так, чтобы они не попали в чужие руки. Например, можно использовать обычный офисный шредер или обратиться к специализированным компаниям, которые самостоятельно занимаются уничтожением документов. Однако, чтобы это сделать нужно сначала заполнить акт на уничтожение бумаг, в котором будет указываться дата действия акта, использованные статьи государственных Кодексов и другие данные о документах. Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало — при проверке этот факт легко проявляется.

Акт на уничтожение документов

Уничтожение документов каждая организация проводит регулярно. Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря.

Уничтожение документов путем сжигания, шредирования, химической обработкой

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены. Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила. Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало — при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе.

Утвердить акт о выделении к Графа 7 «Сроки хранения и.

Как уничтожить документы с истекшим сроком

Когда истекает срок хранения документа, он может быть уничтожен. Уничтожение документов строго актируется. В этой статье разберем акт об уничтожении документов, который имеет некоторые свои особенности в составлении и утверждении.

Открыть файл Скачать файл. Файлы в. DOC: Бланк акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения Образец акта уничтожения документов с истекшим сроком хранения. В процессе ведения предпринимательской и иной деятельности физическое или юридическое лицо создает и получает множество самых различных документов. По мере течения времени некоторые документы утрачивают свою значимость и подлежат утилизации. Основным критерием отбора документа к уничтожению является истечение срока его хранения, установление которого основывается на данных экспертизы ценности документа.

Активировать демодоступ. В конце календарного года необходимо провести экспертизу ценности хранящихся в организации и ее структурных подразделениях документов.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. П родолжаем оформлять результаты подготовки законченных в делопроизводстве документов к передаче из подразделений в архив организации. Порядок оформления описей дел мы рассмотрели в предыдущем номере журнала. Переходим к оформлению уничтожения тех документов, которые не подлежат архивному хранению.

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации. Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ООО "Синай": Уничтожение документов
Комментарии 12
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мефодий

    Дуже приятний человек. Лайк

  2. noncposla

    N 2768-III, 25.10.2001, Кодекс України, Верховна Рада України

  3. Владислав

    Полицию и налоговую надо отстреливать. Ихние грабежи народа, и так ограбленым самой перестройкой. Я считаю что любой гражданин вправе стрелять в любого налоговика или полицейского пытающегося приблизится к вам и считать это самооборону. Если с карты снимаются средства банком надо заходить в банк и расстреливать всех работников банка. Ну другого выхода нет.

  4. Аристарх

    Отличная работа

  5. Татьяна

    Есть ли законные способы не платить за эту смесь ?

  6. comphifosi1984

    Я думал, что может в Одессе какие-то посты полиции вместе с армией появятся, начнут патрулировать ночью, этими мерами хоть чуть-чуть спугнут обнаглевшую преступность.

  7. potufphafa

    Самое страшное, речь идет о возврате авто законным методом. Но при этом нет даже разговора о том, что все принимавшие участие в незаконном действии по отжатию авто должны быть минимум за решеткой, а по-справедливому висеть вдоль дороги.

  8. Кондрат

    Болею не могу работать одна радость была пенсия и то урезают почти семь тыс руб помогите мне пож вам воздаться отвсевышнего

  9. recttoproanews

    Вот подошли и взяли под руки и бросили в карма, что то,

  10. Фрол

    Как гражданин и юрист : ни разу не гражданин. А если и юрист, то путинский. Знает как выжимать клиентов вместе с ментами и пр. Наверно, именно поэтому и не отвечает на справедливые возражения зрителей. .законные требования Позор! Граждане лишены гражданских прав.

  11. Лада

    Абсолютно сырой закон! В наших реалиях Он бессмысленный. Это дискриминация мужчин как минимум!

  12. infranar

    Сначала умер брат. У брата остался сын. Потом умирают родители.